Texto oficial
"I.- Instrucción General N° 10 sobre el Procedimiento
Administrativo de Acceso a la Información
Considerando:
1. Los principios generales de eficiencia, eficacia y
servicialidad que rigen el actuar de los órganos de la
Administración del Estado consagrados en la Constitución
Política de la República y en la ley N° 18.575, Orgánica
Constitucional de Bases Generales de la Administración del
Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado,
fue fijado por el decreto con fuerza de ley N° 1/19.653 de
2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia;
los principios que informan el procedimiento administrativo
consagrados en la ley N° 19.880, que establece bases de los
procedimientos administrativos que rigen los actos de los
órganos de la Administración del Estado, en particular el
de celeridad y economía procedimental; y, especialmente,
los principios de máxima divulgación, facilitación y
oportunidad en que se funda el procedimiento administrativo
para el ejercicio del derecho fundamental de acceso a la
información, contenidos en la Ley de Transparencia.
2. Que, desde la entrada en vigencia de la Ley de
Transparencia, este Consejo ha venido observando las
diversas experiencias en la aplicación de las normas
legales y reglamentarias que regulan el procedimiento
administrativo sobre el derecho de acceso a la información,
para lo cual ha tenido en especial consideración la
jurisprudencia emanada de la resolución de los amparos al
mencionado derecho presentados por los solicitantes, los
estudios y levantamientos de información encargados para
ello y los informes emitidos por organizaciones de la
Sociedad Civil relacionadas con el tema de la Transparencia,
entre otras fuentes.
3. Que, en virtud de la información recopilada y en
ejercicio de la atribución contenida en el literal d) del
artículo 33 de la Ley de Transparencia, en orden a dictar
instrucciones generales para el cumplimiento de la
legislación y acceso a la información por parte de los
órganos de la Administración del Estado, el Consejo ha
constatado la necesidad de precisar, con carácter
obligatorio, el sentido y alcance de las normas legales y
reglamentarias que regulan el procedimiento administrativo
de acceso a la información, con la finalidad de establecer
criterios básicos de aplicación de las disposiciones
legales y reglamentarias en la materia, a los que dichos
órganos deberán ajustar sus procedimientos y sistemas de
atención de usuarios cuando se les solicite información,
para dar debido cumplimiento a la referida normativa. Lo
anterior se entiende sin perjuicio de la facultad de cada
órgano de la Administración del Estado de contar con sus
propios procedimientos, en tanto cumplan con los
requerimientos mínimos contemplados en la presente
Instrucción General.
4. Que, asimismo y en ejercicio de lo dispuesto en el
literal e) del artículo 33 de la Ley de Transparencia, se
ha estimado conveniente complementar las normas obligatorias
con una serie de buenas prácticas, las que, en su carácter
de recomendaciones, tendrán por objeto facilitar al
ciudadano el acceso a la información que posean los
órganos públicos y perfeccionar la transparencia de la
gestión en los procedimientos administrativos
correspondientes.
Por tanto, el Consejo Directivo acuerda dictar la
siguiente Instrucción General:
I. DEFINICIONES BÁSICAS
Para efectos de la presente Instrucción General y sin
perjuicio de las definiciones contenidas tanto en la Ley de
Transparencia como en su Reglamento, en el contexto del
procedimiento administrativo de acceso a la información se
entenderá por:
a. Procedimiento administrativo de acceso a la
información: una sucesión de actos trámite vinculados
entre sí, a través de los cuales una persona, en ejercicio
del derecho de acceso a la información, requiere a un
órgano de la Administración del Estado, la entrega de
información que obre en su poder y que concluye con una
decisión formal de éste.
b. Solicitante, requirente, peticionario o sujeto activo:
cualquier persona que solicita información pública, sin
que a este respecto tenga aplicación incapacidad alguna,
incluidas las personas naturales o jurídicas, públicas o
privadas, nacionales o extranjeras.
c. Órgano, servicio, órgano requerido, órgano
administrativo, órgano o servicio público, o sujeto
pasivo: cualquier órgano de la Administración del Estado
correspondiente a aquellos señalados en el inciso primero
del artículo 2° de la Ley de Transparencia.
d. Terceros: cualquier persona, distinta del requirente o
del órgano público, que pueda ver afectados sus derechos
con la entrega de la información que se solicita en el
procedimiento administrativo de acceso.
II. DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN
Para desarrollar las actividades que comprende el
procedimiento de acceso a la información contemplado en la
Ley de Transparencia, esta Instrucción considera las
siguientes etapas referenciales:
i. Etapa de presentación y recepción de la solicitud de
acceso a la información: conformada por el ingreso o
presentación de la solicitud de acceso a la información y
su recepción por parte del órgano.
ii. Etapa de análisis formal de la solicitud de acceso a
la información: conformada por la verificación de
competencia del órgano; revisión de los aspectos formales
de la solicitud y eventual subsanación; búsqueda de la
información; y, cuando corresponda, determinación,
notificación y eventual oposición de los terceros cuyos
derechos pudieran verse afectados.
iii. Etapa de resolución de la solicitud de acceso a la
información: conformada por la revisión de fondo de la
solicitud, la preparación y firma del acto administrativo
de respuesta por parte del órgano de la Administración del
Estado y su notificación al peticionario.
iv. Etapa de cumplimiento de lo resuelto: conformada por el
eventual cobro de los costos directos de reproducción y la
entrega efectiva de la información y certificación de la
misma, de haber sido dispuesta en la etapa de resolución.
Los órganos podrán establecer las etapas y estructura
que estimen necesarias para otorgar una pronta respuesta, en
tanto, contemplen todas las actividades exigidas en la Ley
de Transparencia y que desarrolla esta Instrucción,
considerando los principios de facilitación, oportunidad y
economía procedimental.
1. Etapa de presentación y recepción de la solicitud
de acceso a la información
El procedimiento administrativo de acceso a la
información se iniciará con el ingreso y recepción de las
respectivas solicitudes, etapa que deberá ajustarse a las
exigencias que en la presente Instrucción General se
señalan.
1.1. Canales y vías de ingreso de las solicitudes de
información
La solicitud de acceso a la información se efectuará
por escrito y su vía de ingreso podrá ser electrónica o
material y, en este último caso, presencial o a través de
correo postal.
Si el formato escogido por el solicitante es
electrónico, en el banner a que se refiere el numeral 12 de
la presente Instrucción General se deberá especificar el
sitio web que se encuentra disponible para la recepción
electrónica de las solicitudes, y redireccionar
directamente a él.
Si el requirente opta por el formato material, aquél
podrá entregar su solicitud presencialmente en las Oficinas
de Partes y/o en las Oficinas de Información, Reclamos y
Sugerencias (OIRS) del órgano, o enviarla por correo postal
a la dirección de cualquiera de ellas. De no existir alguna
de las oficinas antes mencionadas en una ciudad donde el
órgano o servicio disponga de alguna dependencia, esta
última deberá recibir solicitudes de acceso.
Para facilitar la vía presencial o remisión postal de
las solicitudes, deberá informarse sobre las direcciones de
las mencionadas oficinas y los horarios de atención de
público, en el banner a que se refiere el numeral 12 de la
presente Instrucción General.
En caso que la solicitud se presente a través de
canales no especificados para su recepción, como un correo
electrónico o comunicación postal enviada directamente a
un funcionario, y el servicio correspondiente procediere a
acusar recibo de ella y tramitarla en los términos de la
Ley de Transparencia y de esta Instrucción General, se
entenderá validada con ello tanto la vía de ingreso como
la respuesta remitida, no pudiendo alegar el órgano, frente
a un eventual amparo del requirente, que la consulta se
recibió por una vía no dispuesta al efecto.
Se considerará como buena práctica que las
autoridades, jefaturas o jefes superiores del servicio
instruyan a sus funcionarios que, de recibir las
comunicaciones a que se refiere el párrafo anterior, en
virtud del artículo 24 de la ley N° 19.880, procedan a
derivarlas al sistema de gestión de solicitudes contemplado
en el numeral 9 de la presente Instrucción General, o a las
oficinas señaladas en el párrafo tercero de este apartado,
a más tardar dentro de las 24 horas siguientes a su
recepción.
1.2. Formatos de presentación y requisitos de las
solicitudes de acceso a la información
La presentación de solicitudes de acceso a la
información deberá ser efectuada por escrito, pudiendo
para ello el peticionario elegir entre el formato material o
el electrónico.
En todo caso, cualquiera sea el formato de
presentación, los requisitos mínimos que deberá contener
la solicitud de acceso a la información, son los
siguientes:
a) Identificación del solicitante. Indicar nombre y
apellidos o razón social (si corresponde) del solicitante,
nombre y apellidos del apoderado (si corresponde) y
dirección (particular, laboral y/o de correo electrónico)
del requirente o de su apoderado.
Los órganos públicos exigirán que se acredite la
representación del requirente sólo cuando el acceso se
otorgue en virtud de la especial vinculación de éste con
la información solicitada. Por ejemplo, cuando una empresa
solicite información en la que se contengan antecedentes
protegidos por el secreto empresarial del que es titular o
cuando se soliciten datos personales de la persona
representada. En esos casos, el poder deberá constar en
escritura pública o documento privado suscrito ante
notario. Tratándose de personas jurídicas, su
representación se acreditará de acuerdo a las normas
generales, sin perjuicio de las disposiciones especiales que
rigen a ciertas entidades (por ejemplo, el art. 16 de la ley
N° 19.296, que establece la forma de representación de las
Asociaciones de Funcionarios de la Administración del
Estado).
b) Individualización del órgano administrativo al que se
dirige. Individualización del órgano, de cualquier forma
que permita su identificación, ya sea que indique las
siglas del nombre, una expresión que usualmente se utiliza
para denominarlo o un nombre similar. En todo caso, no será
necesario identificar al jefe superior del servicio.
c) Identificación clara de la información que se
requiere. Mención de las características esenciales de la
información solicitada, tales como su materia, fecha de
emisión o período de vigencia del documento, origen o
destino, soporte, etcétera. Por ejemplo, se entiende que se
cumple con este requisito cuando se requiere copia íntegra
de un sumario administrativo ordenado instruir al interior
de un servicio y en cuya virtud se destituyó a un
determinado funcionario o se solicite copia de los
antecedentes legales del adjudicatario en una licitación
pública específica.
d) Firma del solicitante. La firma deberá ser estampada
por el peticionario o su apoderado por cualquier medio
habilitado, entre los cuales se entiende incluida la firma
electrónica simple o avanzada. Los órganos deberán
considerar satisfecho este requisito cuando aquél presente
su solicitud de acceso a través del sistema electrónico de
la entidad, en la medida que para ello se le exija registrar
su nombre y apellidos en éste, o cuando realice su
requerimiento a través de un correo electrónico, dando
lugar en ambos casos a una firma electrónica simple, de
acuerdo a lo dispuesto en la ley N° 19.799, sobre
Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de
Certificación de dicha firma.
En caso que la presentación se efectúe por los medios
materiales a que alude el numeral 1.1. de la presente
Instrucción General, será necesario que el solicitante o
su apoderado, según corresponda, estampen su firma
hológrafa. Si este último no supiere o no pudiere hacerlo,
se dejará testimonio de esta circunstancia, expresando el
motivo por el cual no firma; y procederá a estampar la
impresión digital del pulgar de su mano derecha o en su
defecto de cualquier otro dedo.
Además, las solicitudes podrán considerar los
siguientes elementos:
e) Forma de notificación de las actuaciones. El
solicitante podrá requerir ser notificado por correo
electrónico. Para ello, deberá señalar expresamente una
dirección de correo electrónico habilitada, siendo
responsable de mantenerla operativa mientras dure el
procedimiento administrativo de acceso. En este caso, los
plazos comenzarán a correr a partir del día siguiente
hábil del envío del correo electrónico.
f) Medio de envío o retiro de la información solicitada.
El requirente podrá indicar el medio a través del cual
desea recibir la información solicitada, sea por correo
electrónico, por carta certificada o mediante su retiro
directo en la oficina del órgano (caso en el que deberá
especificar en cuál).
g) Formato de entrega de la información. El solicitante
podrá indicar si prefiere que la información le sea
entregada de modo telemático (por medio de correo
electrónico, por ejemplo) o físico, pudiendo escoger entre
los siguientes soportes: papel (fotocopia, impresión,
Braille), medios magnéticos (cintas de video, cintas de
audio, diskettes, discos duros, cintas magnéticas,
etcétera), medios electrónicos (memorias, pendrives,
etcétera) y medios ópticos (CD, DVD, Blu Ray, etcétera),
entre otros. Si el solicitante escogió como formato de
entrega el telemático, podrá especificar la aplicación
correspondiente (por ejemplo, Word, Excel o PDF). Lo
anterior es sin perjuicio de lo establecido sobre entrega de
la información en el numeral 3.1., letra b) de esta
instrucción.
Si el solicitante nada indica en su presentación
respecto de la forma de realizar las actuaciones de
notificación o la entrega de la información, los órganos
deberán efectuarlas en conformidad a los artículos 46 y 47
de la ley N° 19.880. Sin perjuicio de lo anterior, si sólo
señala una dirección de correo electrónico, la
notificación y la entrega de la información se efectuarán
por este medio.
Los órganos de la Administración del Estado deberán
contar con formularios para facilitar la presentación de
las solicitudes de acceso a la información, los que
contendrán las mismas exigencias y las diversas opciones de
las que dispone el requirente, señaladas en los literales
precedentes. Los referidos formularios:
. Deberán estar disponibles en sus respectivas oficinas
y en el banner "Solicitud de información Ley de
Transparencia" a que se refiere el numeral 12 de la presente
Instrucción General, para su uso en el sistema electrónico
de solicitudes de acceso, con el objeto de ser descargados
en formato PDF o de otro tipo, o para ser impresos
directamente;
. Tratándose de formularios web, deberán disponer de un
campo para identificar la información solicitada de, al
menos, 10.000 caracteres;
. Deberán contemplar un campo en el que los solicitantes
puedan incorporar observaciones, como las referidas en el
punto 3.1. de la presente Instrucción General, con el
objeto de poner en conocimiento del órgano alguna
circunstancia que consideren relevante para efectos del
acceso y entrega de la información requerida, y
. Podrán contener información adicional acerca del
procedimiento administrativo de acceso, de los plazos con
que cuenta el órgano para contestar y de la posibilidad que
tiene el solicitante de acudir al Consejo para la
Transparencia en caso de vencer dicho plazo sin obtener
respuesta o de ser denegada, total o parcialmente, la
petición.
Tratándose de personas que no sepan o no puedan
escribir, en conformidad al principio de facilitación de la
Ley de Transparencia, la persona que reciba la solicitud
deberá rellenar el referido formulario de manera fidedigna,
estampar fecha y hora de presentación, otorgar copia al
peticionario e informarle de los plazos y etapas del
procedimiento administrativo de acceso a la información.
En virtud del principio de accesibilidad universal
contemplado en la ley N° 20.422, que establece normas sobre
igualdad de oportunidades e inclusión social de personas
con discapacidad, deberá disponerse de formularios que sean
comprensibles y utilizables por las personas con
discapacidad, en condiciones de seguridad y comodidad, y de
la forma más autónoma y natural posible. Por ejemplo, para
personas con discapacidad visual se dispondrá de
formularios en formatos que permitan una lectura fácil.
Se considerará una buena práctica que el formulario
se encuentre disponible en diversos idiomas. Esta
recomendación se aplica especialmente respecto de aquellos
servicios que dentro de su competencia se vinculen en forma
habitual con personas que hablen idiomas distintos del
castellano.
Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior y
por aplicación de lo dispuesto en el Convenio N° 169, de
la Organización Internacional del Trabajo, sobre pueblos
indígenas y tribales en países independientes, en las
áreas de alta densidad indígena, los órganos públicos
deberán contar con formularios en las lenguas indígenas a
que se refiere la ley N° 19.253, que establece normas sobre
protección, fomento y desarrollo de los indígenas.
Los servicios públicos no podrán exigir que el
solicitante disponga de una cuenta de correo electrónico
para formular solicitudes de acceso, aun cuando su solicitud
sea efectuada en formato on line.
1.3. Prohibición de exigir el cumplimiento de
requisitos en la solicitud no contemplados en la Ley de
Transparencia ni en su Reglamento
Los órganos de la Administración del Estado deberán
abstenerse de requerir en los formularios de solicitud o en
las solicitudes de acceso, como campo obligatorio,
información no contemplada en la Ley de Transparencia o en
su Reglamento, para efectos de registrarse en el sistema
electrónico de solicitudes, permitir la presentación de
las mismas o dar curso a una solicitud de acceso como
requisito de admisibilidad, tales como número de cédula de
identidad y/o rol único tributario, teléfono fijo o
móvil, género o sexo, nivel educacional, estado civil y
pertenencia a alguna institución. La especificación de la
ciudad y la región correspondientes al domicilio sólo se
podrá exigir cuando el requirente opte por ser notificado
por correo postal.
Únicamente con fines estadísticos y de forma
voluntaria, debiendo el órgano informar esta circunstancia,
se podrá solicitar a los usuarios que completen otros datos
personales distintos a los exigidos en el artículo 12 de la
Ley de Transparencia.
En el formulario respectivo deberá indicarse
expresamente si el campo solicitado tiene el carácter de
obligatorio o voluntario, según sea el caso.
1.4. Acuse de recibo de las solicitudes de acceso a la
información en que conste su contenido
Los órganos públicos deberán otorgar a los
requirentes el correspondiente recibo que acredite la fecha
de presentación, el número de ingreso y su contenido,
cuando así éstos lo exijan. Para dar cumplimiento a esta
obligación podrán disponer de formularios autocopiativos o
la entrega de una copia de la presentación en la cual se
estampe la fecha de recepción, así como el envío de un
correo electrónico en el que se incorpore de manera textual
la solicitud formulada, ya sea por transcripción de
aquélla o mediante su escaneo, o bien, la remisión a
través de carta certificada, de una copia de la
presentación en la que conste la fecha y hora de recepción
de la misma, en caso que la solicitud se haya enviado por
ese medio y el peticionario no haya solicitado ser
notificado vía correo electrónico.
En el caso de solicitudes on line efectuadas mediante
el sistema electrónico a que se refiere el numeral 9 de la
presente Instrucción General, se deberá contemplar una
opción que permita a los peticionarios exigir recibo de su
solicitud, disponiendo de un procedimiento automatizado de
envío de la misma, en cuyo caso el comprobante de recibo
cumplirá con los mismos requisitos señalados en el
párrafo anterior.
Se considerará buena práctica que el servicio
entregue en todos los casos el referido recibo, aun en
ausencia de solicitud expresa del peticionario, e informe en
el mismo:
a) La fecha en que se cumple el plazo de 20 días
establecido en el artículo 14 de la Ley de Transparencia
(advirtiendo que podrá variar en caso de subsanación o
prórroga) y la posibilidad de recurrir al Consejo en caso
de vencer dicho plazo sin obtener respuesta o de ser
denegada, total o parcialmente, la petición,
b) La posibilidad de hacer seguimiento al procedimiento de
acceso a la información de su solicitud en línea,
indicando el link respectivo, en conformidad a lo señalado
en el numeral 9 de esta Instrucción General, y
c) Que se le puede requerir, eventualmente, la
subsanación de su solicitud, en los casos, en la forma y en
los plazos dispuestos en el numeral 2.2. de la presente
Instrucción.
1.5. Información sobre el procedimiento administrativo
de acceso a la información y tutorial de usuario
Se considerará buena práctica que los órganos
dispongan en los respectivos sitios web de un "tutorial" o
guía para el usuario en formato de audio y/o lectura
fácil, con el objeto de indicar con claridad la forma de
utilización de los formatos de presentación, los canales o
vías de acceso correspondientes para formular las
solicitudes y de los plazos y etapas del procedimiento
administrativo de acceso a la información.
1.6. Personal de las Oficinas de Informaciones,
Reclamos y Sugerencias y/o de las Oficinas de Partes de los
órganos de la Administración del Estado
Se recomienda que las personas que se desempeñen en
las Oficinas de Informaciones, Reclamos y Sugerencias, en
las Oficinas de Partes o en las Unidades encargadas de la
aplicación de la Ley de Transparencia estén familiarizadas
con el contenido de dicha ley, su Reglamento y las
instrucciones emitidas por el Consejo, de modo de prestar
una atención informada a quienes concurran a formular
solicitudes de acceso a la información.
Se considerará buena práctica que los órganos de la
Administración del Estado incorporen dentro de sus planes
de capacitación las materias mencionadas en el párrafo
precedente.
2. Etapa de análisis formal de la solicitud de acceso
y búsqueda de la información
En esta etapa los órganos públicos deberán verificar
su competencia para dar respuesta a la solicitud de acceso a
la información, el cumplimiento de los requisitos de la
solicitud de acceso a la información señalados como
obligatorios en el artículo 12 de la Ley de Transparencia y
en el numeral 1.2. de la presente Instrucción General, la
subsanación de la solicitud en caso que corresponda, la
búsqueda de la información y la eventual afectación de
derechos de terceros.
2.1. Derogado.
2.2. Análisis del cumplimiento de los requisitos de la
solicitud y eventual subsanación
Los órganos públicos deberán verificar si la
solicitud de acceso a la información reúne los requisitos
obligatorios señalados en el artículo 12 de la Ley de
Transparencia y en el numeral 1.2. de la presente
Instrucción General. Para el caso de no cumplir con uno o
más de ellos, se comunicará de inmediato al requirente de
esta situación, indicándole con exactitud cuál o cuáles
requisitos debe subsanar y la forma de hacerlo. Para estos
efectos el solicitante contará con un plazo de 5 días
hábiles contados desde la correspondiente notificación,
bajo apercibimiento de tenérsele por desistido de su
petición, sin necesidad de dictar una resolución posterior
que declare el respectivo incumplimiento.
Para el caso que el peticionario no indique su
domicilio, un correo electrónico u otro medio de
notificación y el órgano no tenga en sus bases de datos
alguna información de contacto, éste no estará obligado a
efectuar el procedimiento señalado en el párrafo anterior,
debiendo declararse inadmisible provisionalmente la
solicitud, salvo que el peticionario por cualquier medio
corrija dicha omisión dentro del plazo de 5 días hábiles
de efectuada su presentación. Transcurrido este plazo sin
que el requirente informe alguno de los datos indicados
precedentemente, el órgano administrativo podrá declarar,
sin más trámite, la inadmisibilidad de la solicitud.
Frente a una solicitud poco clara o genérica de acceso
a la información pública, los órganos deberán aplicar el
mecanismo de notificación señalado en este numeral; es
decir, solicitar al peticionario que subsane el defecto de
falta de identificación de la información pedida detectado
en el correspondiente requerimiento, dentro del plazo de 5
días hábiles.
Se entenderá por solicitud poco clara o genérica
aquella que carece de especificidad respecto de las
características esenciales de la información requerida,
tales como su materia, fecha de emisión o período de
vigencia, autor, origen o destino, soporte, etcétera.
Una vez verificada la subsanación por parte del
requirente, dentro de los plazos establecidos, el órgano
deberá dar curso progresivo a la solicitud de acceso a la
información y sólo desde esa fecha comenzarán a correr
los plazos establecidos en el artículo 14 de la Ley de
Transparencia y en el numeral 6 de la presente Instrucción
General.
2.3. Búsqueda de la información requerida
En esta etapa el órgano público procederá a efectuar
la búsqueda de los actos, resoluciones, actas, expedientes
y contratos, así como de toda otra información que obre en
su poder, cualquiera sea el formato o soporte en que se
contenga, que sirvan para dar respuesta a la solicitud
formulada.
En caso de contar con la información requerida, el
órgano deberá proceder en conformidad a lo dispuesto en el
numeral 2.4. de la presente Instrucción General.
Si realizada la búsqueda, el órgano público constata
que no posee la información deberá:
a) En caso de existir un acto administrativo que haya
dispuesto la expurgación de los documentos pedidos,
comunicar esta circunstancia al solicitante, haciendo
entrega de copia del acto y del acta respectiva, en los
términos señalados en la Circular N° 28.704, de 1981, de
la Contraloría General de la República, que regula la
eliminación de documentos en la Administración Pública y
en las demás disposiciones aplicables. Una vez notificada
la referida respuesta, el órgano deberá dar por terminado
el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante él.
b) De no existir un acto administrativo que haya dispuesto
la expurgación de los documentos pedidos, agotar todos los
medios a su disposición para encontrar la información y,
en caso de estimarse que los hechos son susceptibles de ser
sancionados con una medida disciplinaria, instruir el
correspondiente procedimiento sancionatorio. Si la
información no fuere habida, deberá comunicarse esta
circunstancia al solicitante, indicándole detalladamente
las razones que lo justifiquen.
Se considerará buena práctica que los órganos
dispongan de un registro al que incorporen el acto
administrativo en virtud del cual se notifique al
solicitante que la información no obra en su poder, como
consecuencia de la expurgación de los respectivos
documentos o de la búsqueda infructuosa, a que se refieren
los literales a) y b) precedentes, individualizando el acto
administrativo correspondiente y la descripción de la
información inexistente. Se recomienda que dicho registro
sea publicado en el banner de Transparencia Activa del
órgano.
En caso que existan circunstancias que hagan difícil
reunir la información solicitada, ya sea por la antigüedad
de ésta, por su volumen o por encontrarse en un lugar
distinto o de difícil acceso para el órgano, podrá
ampliarse el plazo para evacuar la respuesta al requirente,
en consideración a lo previsto en el numeral 6.2. de la
presente Instrucción General.
2.4. Análisis de la eventual afectación de derechos
de terceros, procedimiento de notificación y ejercicio del
derecho de oposición
Si la solicitud de información pública se refiere a
documentos o antecedentes que contengan información que
pueda afectar los derechos de terceros, el órgano de la
Administración del Estado requerido, dentro del plazo de 2
días hábiles, contado desde la recepción de la solicitud
que cumpla con todos los requisitos obligatorios
establecidos en el artículo 12 de la Ley de Transparencia o
desde la correspondiente subsanación, deberá comunicar
mediante carta certificada, a la o las personas que pudieren
verse afectadas, la facultad que les asiste para oponerse a
la entrega de los documentos solicitados, adjuntando copia
del requerimiento respectivo.
Este derecho de oposición del tercero deberá
ejercerse por escrito, por cualquier medio incluyendo los
electrónicos, dentro del plazo de 3 días hábiles contados
desde la fecha de notificación, y requerirá expresión de
causa, debiendo informarse en la comunicación respectiva de
tales circunstancias. Se entenderá que existe expresión de
causa cuando, además de la negativa, el tercero indica
alguna razón o fundamento que justifique la afectación de
un derecho, no siendo suficiente esgrimir la afectación de
un simple interés.
Deducida la referida oposición en tiempo y forma, el
órgano requerido quedará impedido de proporcionar la
documentación o antecedentes solicitados y, por tanto, no
le corresponderá analizar la pertinencia o calidad de la
fundamentación de la negativa del tercero. En este caso, el
órgano administrativo deberá comunicar al solicitante la
circunstancia de haberse negado el tercero en tiempo y forma
a la entrega de la información, otorgando copia de la
oposición. Si alguna parte de dicha oposición pudiere
revelar la información solicitada, deberá ser tachada
antes de su entrega.
Sólo en el caso de no deducirse oposición alguna en
tiempo y forma, el órgano de la Administración del Estado
requerido deberá entender que el tercero ha accedido a la
entrega de los documentos o antecedentes respectivos, sin
necesidad de certificación alguna.
Sin perjuicio de lo anterior, tratándose de datos
sensibles en ausencia de oposición se entenderá que el
tercero no accede a la publicidad, debiendo aplicar el
órgano público, de ser procedente, el principio de
divisibilidad respecto de los documentos que los contengan.
Son datos de esta naturaleza, de acuerdo al artículo 2°
letra g) de la ley N° 19.628, aquellos datos personales que
se refieren a las características físicas o morales de las
personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o
intimidad, tales como los hábitos personales, el origen
racial, las ideologías y opiniones políticas, las
creencias o convicciones religiosas, los estados de salud
físicos o psíquicos y la vida sexual.
Excepcionalmente, de concurrir alguno de los supuestos
establecidos en la letra c) del artículo 21 N° 1 de la Ley
de Transparencia, podrá el órgano requerido omitir la
notificación a que alude el párrafo primero de este
apartado y denegar la solicitud por afectar el debido
cumplimiento de las funciones del órgano.
3. Etapa de resolución de la solicitud de acceso a la
información
Durante la etapa resolutiva, el órgano público
deberá efectuar la revisión de fondo de lo solicitado con
la finalidad de pronunciarse sobre la petición formulada,
sea entregando la información requerida o negándose a
ello, para lo cual dispondrá la revisión de la
información pedida y procederá a redactar el acto
administrativo de respuesta y a notificarlo al peticionario.
3.1. Revisión de la información y redacción de la
respuesta
Una vez efectuado el levantamiento de información y
verificada su existencia, el órgano deberá revisar los
documentos y antecedentes en que consta y procederá de la
siguiente manera:
a) Cuando la información solicitada esté permanentemente
a disposición del público, o lo esté en medios impresos
tales como libros, compendios, folletos, archivos públicos
de la Administración, así como también en formatos
electrónicos disponibles por internet o en cualquier otro
medio, se deberá comunicar al solicitante, con la mayor
precisión posible, la fuente, el lugar y la forma en que
puede tener acceso a dicha información. Por ejemplo, este
procedimiento podrá utilizarse cuando lo solicitado sean
normas reglamentarias que se encuentren disponibles en una
página web de acceso gratuito; cuando la información se
encuentre disponible en internet, caso en el cual se deberá
señalar el link específico que la alberga o contiene, no
entendiéndose cumplida la obligación con el hecho de
indicar, de modo general, la página de inicio respectiva; o
cuando los documentos solicitados hubiesen sido enviados al
Archivo Nacional, en cuyo caso se deberán señalar los
campos exactos que permitan efectuar una búsqueda directa.
Evacuada la notificación al solicitante, dentro de los
plazos que establece el artículo 14 de la Ley de
Transparencia, se entenderá que la Administración ha
cumplido con su obligación de informar, en la medida que la
referida información se mantenga efectivamente en forma
permanente a disposición del público.
El órgano público no podrá utilizar este
procedimiento cuando importe un entorpecimiento grave al
ejercicio del derecho de acceso a la información. Por
ejemplo, se considerará que ello ocurre cuando el domicilio
indicado en la solicitud se encuentre a una distancia
considerable del lugar donde la información está a
disposición del público y el peticionario deba invertir
excesivo tiempo y recursos para trasladarse, se presenten
dificultades para el acceso al transporte público o se
trate de localidades que quedan aisladas durante algunos
períodos de tiempo, o los solicitantes tengan problemas de
movilidad o desplazamiento (por ejemplo, personas con
discapacidad) y así lo manifiesten en sus respectivas
solicitudes de información.
b) Cuando respecto de la información solicitada no exista
oposición de terceros a la entrega, ni concurra alguna de
las causales de secreto o reserva, es decir, afectación del
debido cumplimiento de las funciones del órgano, los
derechos de las personas, la seguridad de la Nación o el
interés nacional, dicha información será pública y la
autoridad o jefatura o jefe superior del órgano requerido
estará obligado a proporcionar la información pedida. La
respuesta contendrá, como mínimo, los siguientes
elementos:
. Ordenará la entrega de la información, sin imponer
condiciones de uso o restricciones a su empleo,
salvo las expresamente estipuladas en la ley. En
este punto, se deberá detallar la información
específica que se solicitó y a la que se está dando
acceso, procurando ajustarse estrictamente a la
petición realizada por el solicitante, de modo que
éste reciba en forma completa e íntegra la
información requerida.
. Establecerá la forma y medio de entrega. Para ello,
la entrega se dispondrá en la forma y por el medio
que el requirente haya señalado en su presentación,
siempre que ello no importe un costo excesivo o un
gasto no previsto en el presupuesto institucional,
casos en que la entrega se hará en la forma y a
través de los medios disponibles, en conformidad a
lo establecido en el numeral 6.2. de la Instrucción
General N° 6 de este Consejo. En este último caso,
la respuesta deberá indicar las circunstancias que
justifiquen la calificación del gasto como excesivo
o no previsto y los medios y formatos alternativos a
través de los cuales el requirente podrá acceder a
la información. Por ejemplo, el órgano público
podrá
proponer sustituir el formato papel (fotocopia o
impresión) por formatos magnéticos, electrónicos u
ópticos o permitir al solicitante efectuar la
reproducción por sus propios medios, indicando el
lugar y horario de atención para ello.
. Dispondrá la gratuidad de la entrega o fijará los
costos directos de reproducción. El servicio deberá
indicar si la entrega de la información será
gratuita por concurrir alguno de los supuestos de
gratuidad establecidos en el acto administrativo que
los fijó o en consideración al caso concreto. Sólo
en la medida que el órgano no haya dispuesto la
gratuidad de la entrega, deberá determinar en la
respuesta los costos directos de reproducción y,
como buena práctica, ofrecer opciones menos gravosas
a las que el solicitante pueda acceder, indicando
expresamente que dispone de un plazo de 30 días para
efectuar el pago, todo ello en conformidad a lo
establecido en la Instrucción General N° 6 de este
Consejo. Se considerará como buena práctica indicar
el lugar para efectuar el pago y los horarios de
atención.
Asimismo, se considerará como buena práctica que los
órganos publiquen en la página web de Transparencia
Activa, los actos administrativos por los cuales se acceda a
las solicitudes de acceso a la información,
clasificándolos por materia y fecha, salvo cuando se trate
de información que hubiese sido entregada exclusivamente en
atención a la persona del peticionario, caso en el cual,
deberá abstenerse de publicar la respuesta correspondiente,
por ejemplo, cuando lo solicitado sean datos personales
sensibles y el solicitante es el titular de esos datos.
c) Cuando respecto de la información solicitada concurra,
a su juicio, alguna de las causales de secreto o reserva que
establece el artículo 21 de la Ley de Transparencia,
deberá denegar el acceso a la información. La negativa a
entregar la información se formulará por escrito, mediante
la dictación del correspondiente acto administrativo, el
que deberá ser fundado, especificando, con exactitud y
remisión expresa a la norma que la contenga, la causal
legal invocada y las razones de hecho y de derecho que en
cada caso motiven su decisión. Asimismo, deberá indicar
expresamente al solicitante que a su respecto puede
interponer amparo a su derecho de acceso a la información
ante el Consejo para la Transparencia en el plazo de 15
días hábiles contado desde la notificación de la
denegación de acceso. Por último, el acto deberá disponer
su incorporación al índice de actos y documentos
calificados como secretos y reservados una vez que se
encuentre a firme, en conformidad a lo dispuesto en la
Instrucción General N° 3 del Consejo, es decir, cuando: i)
habiendo transcurrido el plazo para presentar la
reclamación a que se refiere el artículo 24 de la Ley de
Transparencia, ésta no se hubiere presentado; ii)
habiéndose presentado la reclamación anterior, el Consejo
hubiere denegado el acceso a la información sin que se
interpusiere el reclamo de ilegalidad en el plazo
contemplado en el artículo 28 de la Ley, o iii) habiéndose
presentado el reclamo de ilegalidad, la Corte de Apelaciones
confirmare el acto administrativo denegatorio del órgano o
servicio de la Administración del Estado.
3.2. Acto administrativo con múltiples decisiones
Cuando en virtud de la diversidad de documentos
solicitados y del principio de divisibilidad contenido en la
Ley de Transparencia, una misma solicitud de acceso a la
información dé origen a una respuesta que contenga
decisiones de diverso tipo (derivar en parte, acoger
parcialmente, denegar en otra, etcétera), el acto
administrativo que se dicte deberá cumplir con los
requisitos que para cada caso se señalan en la presente
Instrucción.
3.3. Notificación del acto administrativo que pone
término al procedimiento de acceso a la información
El acto administrativo que pone término al
procedimiento de acceso a la información deberá ser
notificado al requirente a través del procedimiento y por
el medio escogido por éste en su solicitud de acceso y, en
caso de no señalarlo expresamente, la notificación se
efectuará de acuerdo a las reglas del artículo 46 de la
ley N° 19.880, es decir, mediante carta certificada
dirigida al domicilio del solicitante; de manera personal o
en la oficina del órgano de la Administración respectivo,
si el interesado se apersonare a recibirla, firmando en el
expediente la debida recepción. Asimismo, se entenderá
practicada la notificación si el interesado a quien
afectare, hiciere cualquier gestión en el procedimiento con
posterioridad al acto, que suponga necesariamente su
conocimiento, sin haber reclamado previamente de su falta o
nulidad, en conformidad a lo dispuesto en el artículo 47
del mencionado cuerpo legal. Sin perjuicio de lo anterior,
si el peticionario sólo señalare una dirección de correo
electrónico, la notificación se efectuará por este medio.
4. Etapa de cumplimiento de lo resuelto
La etapa de cumplimiento consistirá en la ejecución
de lo resuelto por el servicio público cuando se haya
dispuesto la entrega de la información, total o
parcialmente, y estará conformada por el eventual cobro de
los costos directos de reproducción, la entrega efectiva de
la información solicitada y la certificación de ésta.
4.1. Procedimiento de cobro de los costos directos de
reproducción
De disponerse en el acto administrativo que ordenó la
entrega el cobro de los costos directos de reproducción de
la información solicitada, el procedimiento se regirá por
lo señalado en el numeral 7 de la Instrucción General N°
6. Por consiguiente, el peticionario contará con 30 días
hábiles para efectuar el pago del importe establecido,
suspendiéndose el plazo de entrega de la información
consagrado en el artículo 14 de la Ley de Transparencia,
mientras esa circunstancia no se verifique.
Una vez efectuado el pago de los costos directos de
reproducción, el plazo de entrega seguirá corriendo y el
órgano estará obligado a efectuar la reproducción de la
información en el soporte solicitado o escogido a
posteriori por el requirente, poniéndola a su disposición
por el medio de envío señalado en su presentación o para
su retiro en la oficina indicada.
De solicitarse el retiro de la información desde
alguna oficina del servicio, el solicitante tendrá un plazo
de 30 días hábiles para ello. Transcurrido dicho plazo el
órgano público no estará obligado a mantener la
documentación a disposición del peticionario, sin
perjuicio de disponer, como buena práctica, una nueva
notificación y/o la ampliación del plazo de retiro.
Si el requirente de información no paga los costos
directos de reproducción en el plazo indicado, el órgano
no estará obligado a reproducir la información y,
verificado el transcurso del plazo, puede dar por terminado
el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante él.
Lo anterior, es sin perjuicio del derecho que le asiste al
peticionario de presentar una nueva solicitud de acceso o de
la aceptación, como buena práctica, por parte del servicio
de un pago posterior.
4.2. Entrega efectiva de la información solicitada
La entrega material de la información solicitada se
hará por parte del órgano requerido sin imponer
condiciones de uso o restricciones a su empleo, salvo las
expresamente estipuladas por la ley, ni requisitos previos a
su entrega distintos a los establecidos en la Ley de
Transparencia. Por ejemplo, no se podrá condicionar la
entrega a que el solicitante otorgue su autorización para
el tratamiento de sus datos personales con finalidades
distintas a las de efectuar la tramitación del
procedimiento administrativo de acceso a la información,
como puede ser el envío de un boletín informativo del
servicio.
La entrega de la información se efectuará en la forma
y por el medio que el requirente haya señalado en su
presentación, siempre que ello no importe un costo excesivo
o un gasto no previsto en el presupuesto institucional del
órgano, casos en que la entrega se hará en la forma y a
través de los medios disponibles, conforme a lo establecido
en el acto administrativo que accedió a la solicitud y de
acuerdo a lo establecido en el numeral 6.2. de la
Instrucción General N° 6 de este Consejo. De existir
medios alternativos, el peticionario deberá indicar por
cuál de ellos opta, pagando los costos directos de
reproducción si correspondiere. Sin perjuicio de lo
anterior, si sólo señalare una dirección de correo
electrónico, la notificación y la entrega de la
información se efectuarán por este medio.
Cuando no sea necesario el pago de los costos directos
de reproducción y el medio escogido por el solicitante en
su presentación lo permita, la entrega se efectuará
conjuntamente con la notificación de la respuesta.
Los órganos de la Administración del Estado deberán
estampar en la información que se entregue, cuando así les
sea requerido y en los casos que corresponda, una leyenda
que identifique que se trata de una copia fiel a su original
o copia del documento tenido a la vista, independiente del
formato en que aquélla se solicite.
Cuando lo solicitado se encuentre en documentos u otros
formatos que contengan información que sea en parte
pública y en parte secreta o reservada, el servicio deberá
efectuar la entrega de la primera y tachar la segunda,
mediante cualquier medio que asegure su ilegibilidad e
impida su reconstitución, indicando expresamente la causal
en virtud de la cual se ha procedido al tachado.
4.3. Entrega de información que contenga datos
personales
Cuando la información requerida contenga datos de
carácter personal y el peticionario indique ser su titular,
sólo procederá la entrega presencial y quien la efectúe
deberá verificar que la información sea retirada por quien
efectivamente tenga dicha calidad o por su apoderado,
conforme a lo dispuesto en el artículo 22 de la ley N°
19.880. En este caso, los solicitantes que concurran al
respectivo órgano público a retirar la información
requerida deberán acreditar su identidad mediante la
exhibición de la cédula expedida por el Servicio de
Registro Civil e Identificación, y quienes actúen como sus
apoderados deberán, además, demostrar habérseles otorgado
el respectivo poder, por escritura pública o instrumento
privado suscrito ante notario. En forma excepcional,
procederá la entrega por medios electrónicos cuando el
titular utilice firma electrónica avanzada, conforme a lo
dispuesto en la ley N° 19.799.
Por su parte, cuando se soliciten documentos y otros
formatos en los que se contemplen datos personales que no
correspondan a los del peticionario y no hayan sido
requeridos, se procederá a tachar los mencionados
antecedentes, debiendo consignar en el formato respectivo
que el tachado se procedió a efectuar en virtud de lo
dispuesto en la ley N° 19.628.
Cuando la información solicitada contenga datos
sensibles de un tercero y se haya procedido a notificarlo en
virtud de lo establecido en el numeral 2.4. de la presente
Instrucción General, sin manifestarse consentimiento
expreso por su parte, el órgano tachará aquellos datos en
virtud del principio de divisibilidad, debiendo consignar en
el formato respectivo que ello se debe a la aplicación de
la Ley N° 19.628, y entregará la restante información.
4.4. Certificación de la entrega efectiva de la
información
Los órganos de la Administración del Estado deberán
contar con un sistema que certifique la entrega efectiva de
la información al solicitante y que contemple las
previsiones técnicas correspondientes.
El sistema de certificación deberá contar con medidas
de verificación apropiadas dependiendo si se trata del
envío de la información por correo electrónico, por
correo certificado o del retiro de la información desde
alguna de las oficinas del órgano.
Esta certificación se podrá efectuar a través de un
formulario denominado "Acta de entrega de información", al
que se deberá adjuntar toda la documentación que permita
acreditar que la información fue entregada al solicitante y
cuyo contenido mínimo será el siguiente:
a) Nombre del solicitante o de su apoderado, según
corresponda, al que se remitió la información o se le
efectuó la entrega.
b) Identificación de la solicitud de información y del
acto administrativo que dispuso la entrega.
c) Fecha y hora en la que se efectúa la remisión y/o
entrega de la información.
d) Descripción breve de los documentos o antecedentes
remitidos o entregados, indicando el tipo y formato en que
se entregan.
e) Firma del solicitante o de su apoderado, en el caso de
tratarse del retiro desde una oficina del órgano
respectivo. Si el solicitante y/o su apoderado no supiere o
no pudiere firmar se dejará testimonio de esta
circunstancia, expresando el motivo por el cual no firma; y
procederá a estampar la impresión digital del pulgar de su
mano derecha o en su defecto de cualquier otro dedo.
f) Nombre y firma de la persona que remite la información
o hace entrega de la misma.
Se deja constancia que, cualquiera sea el medio
dispuesto para la entrega de la información, será de cargo
del órgano acreditar, en caso de que se presente un amparo
ante el Consejo para la Transparencia, que se efectuó la
entrega material al solicitante dentro de los plazos
dispuestos en el artículo 14 de la Ley de Transparencia.
En el caso que la entrega hubiese resultado fallida y
la omisión no sea imputable al órgano o servicio
requerido, se deberá dejar constancia en el expediente
administrativo del hecho de haberse intentado llevar a cabo
la notificación, su fecha, los motivos por los cuales se
frustró y toda la documentación de respaldo necesaria. Por
ejemplo, si se remitió por correo electrónico y éste no
fue recepcionado por el servidor de correo del destinatario,
deberá dejarse copia del correo que automáticamente envía
dicho servidor, y si se remitió por carta certificada y la
dirección no correspondía o el solicitante no vivía en el
domicilio indicado, deberá acompañarse el respectivo
comprobante de correos que acredite dicha circunstancia.
Si el solicitante indicare como medio de entrega el
correo electrónico y ésta resultare fallida debido a la
capacidad del servidor de destino o el tamaño de los
archivos, se considerará buena práctica que el órgano le
indique medios alternativos de entrega, pudiendo para ello
requerirle su domicilio.
Se considerará una buena práctica que, en caso de
enviarse la información requerida vía correo electrónico
o carta certificada, se solicite al peticionario la
remisión, por el medio que le resulte más conveniente, de
una notificación al servicio u órgano en la que conste la
recepción de aquélla. De lo anterior deberá dejarse
constancia en el respectivo expediente administrativo de
tramitación de la solicitud de información, a que se
refiere el numeral siguiente.
5. Del expediente administrativo y del registro de
actuaciones
Por cada solicitud de acceso a la información los
órganos o servicios públicos deberán confeccionar un
expediente, escrito en formato material o electrónico, en
el que conste todo el procedimiento administrativo de acceso
a la información, es decir, la solicitud de acceso, las
oposiciones de terceros, y cualquier otro documento
presentado, con expresión de la fecha y hora de su
recepción, respetando su orden de ingreso. Asimismo, se
incorporarán todas las actuaciones, documentos y
resoluciones que el órgano remita al peticionario, a los
terceros o a otros órganos públicos y las notificaciones y
comunicaciones a que éstas den lugar, con expresión de la
fecha y hora de su envío, en estricto orden de ocurrencia o
egreso.
Además, por cada solicitud deberá llevarse un
registro actualizado, escrito en formato material o
electrónico, de las actuaciones, documentos o resoluciones
señaladas en el párrafo precedente con indicación de la
fecha y hora de su presentación, ocurrencia o envío, al
que tendrán acceso permanente los interesados.
III. NORMAS GENERALES
6. Plazos del procedimiento administrativo de acceso a
la información
6.1. Plazo general
Los órganos públicos deberán dar estricto
cumplimiento a los plazos establecidos para la duración del
procedimiento administrativo de acceso a la información,
señalados en el artículo 14 de la Ley de Transparencia.
Por regla general, la autoridad o jefatura o jefe
superior del servicio deberá pronunciarse respecto de la
petición en el plazo máximo de 20 días hábiles contados
desde la recepción de la solicitud o desde que se haya
subsanado la omisión de los requisitos del artículo 12 de
la Ley de Transparencia, según corresponda, incluyendo en
este período la entrega de la información, cuando sea
procedente.
El plazo señalado en el párrafo anterior comenzará a
correr para el órgano público que reciba una derivación
de una solicitud de acceso por incompetencia desde otro
servicio, en la misma fecha que reciba la derivación o
desde que se subsanen las omisiones de que adolezca la
presentación correspondiente, como si se tratare de una
nueva presentación.
6.2. Derogado.
7. Delegación de firma del Jefe Superior del Servicio
para dictar actos en el procedimiento de acceso a la
información
Las respuestas a las solicitudes de información y
demás actos administrativos que dicten los órganos de la
Administración del Estado durante el procedimiento de
acceso a la información, deberán ser suscritas por la
respectiva autoridad, jefatura o jefe superior del órgano o
servicio. No obstante, podrán delegar la facultad de
firmarlos por orden de la autoridad delegante en
funcionarios de sus respectivos servicios, sin que ello
altere la responsabilidad establecida en los artículos 45 y
siguientes de la Ley de Transparencia.
En los actos que se dicten en ejercicio de alguna de
las facultades delegadas, deberá dejarse constancia de que
se efectúan "Por orden de (señalar el cargo de la
autoridad delegante)", con indicación del acto
administrativo delegatorio.
8. Encargado del procedimiento administrativo de acceso
a la información
Se considerará buena práctica que los órganos de la
Administración del Estado designen a un encargado del
procedimiento administrativo de acceso a la información,
con el objeto de coordinar las acciones que el mencionado
proceso contempla, informando de esta circunstancia al resto
de los funcionarios.
9. Sistema electrónico para la gestión del
procedimiento administrativo de acceso a la información
Los órganos de la Administración del Estado deberán
disponer de un sitio web a través del cual se efectúen las
solicitudes de acceso a la información on line, conforme al
artículo 12 de la Ley de Transparencia, pudiendo establecer
para ello un sistema que, además, permita desarrollar el
procedimiento administrativo de acceso a través de medios
electrónicos.
El referido sistema electrónico podrá contemplar,
adicionalmente, las siguientes funcionalidades:
a) Ser la vía para efectuar las notificaciones y
comunicaciones cuando el solicitante establezca en su
solicitud que éstas sean realizadas mediante comunicación
electrónica indicando para ello una dirección de correo
electrónico habilitada, en virtud del artículo 12 de la
Ley de Transparencia y 27 de su Reglamento.
b) Permitir el seguimiento del procedimiento
administrativo de acceso a la información en cada una de
sus etapas, ya sea que la solicitud se hubiese efectuado
materialmente o en formato electrónico.
c) Disponer de un expediente electrónico en el que conste
todo el procedimiento administrativo de acceso a la
información y de un registro electrónico en el que se
consignen todas las actuaciones realizadas, conforme a lo
establecido en el numeral 5 de la presente Instrucción
General.
El procedimiento de registro de usuarios que se
disponga para poder formular una solicitud o acceder a la
información señalada deberá contemplar el mínimo de
trámites posibles. Excepcionalmente, podrán existir
procesos previos de validación, acreditación y
autenticación, los que en todo caso deberán hacer entrega
de la clave de forma inmediata y de manera legible. El
referido procedimiento no podrá contemplar como
obligatorios campos distintos a los señalados en el
artículo 12 de la Ley de Transparencia, conforme a lo
establecido en el numeral 1.3. de la presente Instrucción.
Los órganos de la Administración del Estado deberán
adoptar todas las medidas necesarias para mantener operativo
el sistema electrónico para la gestión del procedimiento
administrativo de acceso a la información, disponiendo, por
ejemplo, la revisión periódica del mencionado sistema, de
alertas o códigos de error en caso de algún incidente, de
conformidad a lo dispuesto en el artículo 6° del decreto
supremo N° 100, de 2006, del Ministerio Secretaría General
de la Presidencia; y adoptar las medidas destinadas a
minimizar los efectos perjudiciales de los mensajes
electrónicos masivos no solicitados recibidos en su sistema
electrónico o "spam", de acuerdo a las normas establecidas
en el decreto supremo N° 93, de 2006, del Ministerio
Secretaría General de la Presidencia.
Sin perjuicio de lo anterior y con la finalidad de
asegurar la presentación electrónica de solicitudes, los
órganos públicos deberán informar en el banner "Solicitud
de información Ley de Transparencia" a que se refiere el
numeral 12 de la presente Instrucción General, un plan de
contingencia que contemple las distintas alternativas para
dar cumplimiento a dicha obligación cuando el sistema
electrónico presente algún desperfecto, no se encuentre
operativo, deje de estar disponible para el público, el
nivel de acceso disminuya, sea intermitente o se vea
comprometido por ataques externos. Por ejemplo, dentro de
las medidas a ser ejecutadas, podrán los órganos disponer
de un correo electrónico institucional que se active en
estas circunstancias, en virtud de lo prescrito en el
artículo 7° del decreto supremo N° 100, de 2006, del
Ministerio Secretaría General de la Presidencia. En caso de
no disponerse de tales alternativas, el Consejo podrá
validar las solicitudes enviadas a correos electrónicos de
quienes se desempeñen en dicho servicio, en la medida que
el solicitante señale expresamente en su solicitud que se
ha visto afectado por alguna de las circunstancias
descritas.
Cada órgano administrativo publicará una dirección
de correo electrónico de contacto u otro medio idóneo al
cual informar los problemas de funcionamiento del sitio web
o para que se le otorgue apoyo a los usuarios ante
dificultades técnicas u operacionales inesperadas del
sistema electrónico, según lo establecido en el artículo
22 del decreto supremo N° 83, de 2004, del Ministerio
Secretaría General de la Presidencia.
Se considerará buena práctica que cada servicio
publique una dirección de correo electrónico de contacto u
otro medio idóneo para pedir ayuda en el proceso de ingreso
o para responder consultas acerca de alguna etapa del
procedimiento de acceso a la información pública.
En todo caso, las comunicaciones que se realicen por
medios electrónicos en el procedimiento de acceso a la
información deberán cumplir con lo dispuesto en el Decreto
Supremo N° 77, de 2004, del Ministerio Secretaría General
de la Presidencia, que aprueba norma técnica sobre
eficiencia de las comunicaciones electrónicas entre
órganos de la Administración del Estado y entre éstos y
los ciudadanos.
10. Principio de accesibilidad universal de personas
con discapacidad y el procedimiento administrativo de acceso
a la información
En virtud del principio de accesibilidad universal
contemplado en la ley N° 20.422, se deberá facilitar el
ejercicio del derecho de acceso a la información por parte
de las personas con discapacidad, efectuando los ajustes
necesarios para la presentación de solicitudes,
tramitación del procedimiento y entrega de la información,
en función de las carencias específicas de dichas
personas, con la finalidad de fomentar el acceso y
participación en igualdad de condiciones que el resto de
los ciudadanos.
Se deberán tener en especial consideración las normas
que se dicten por los organismos competentes en esta materia
que busquen garantizar la accesibilidad universal. En
especial, respecto del sistema electrónico de acceso a la
información se tendrá como referencia la Guía de
Accesibilidad para discapacitados en sitios web, del Comité
de Normas para el Documento Electrónico, de diciembre de
2006, y sus posteriores ediciones.
11. Aplicación de procedimientos contenidos en leyes
especiales distintos al establecido en la Ley de
Transparencia
Existiendo un procedimiento para obtener información
pública contenido en una ley especial, el respectivo
servicio público deberá satisfacer el requerimiento del
solicitante a través de aquél o de la Ley de
Transparencia, de acuerdo al sistema por el cual este
último se hubiere pronunciado expresamente. Por ejemplo,
los concejales podrán elegir entre requerir información a
través de la Ley de Transparencia o de los mecanismos
contemplados en la Ley Orgánica Constitucional de
Municipalidades.
12. Banner "Solicitud de información Ley de
Transparencia"
Los órganos públicos deberán contemplar un banner
independiente, que se denominará preferentemente "Solicitud
de Información Ley de Transparencia", que permita acceder
directamente al formulario para realizar solicitudes de
acceso a la información on line y al formulario descargable
para efectuar solicitudes de información, ya sea vía
correo postal o en forma presencial. A través de dicho
banner, además, darán a conocer, en forma destacada, los
canales o vías formales de ingreso y recepción de
solicitudes de acceso a la información y la demás
información que la presente Instrucción General disponga.
Este banner se ubicará, de modo que sea fácilmente
identificable, en un lugar destacado en la página de inicio
de los respectivos sitios web institucionales o del
ministerio del cual dependen o se relacionan con el
Ejecutivo, en el caso que los primeros no cuenten con sitios
electrónicos propios.
Lo establecido precedentemente debe entenderse sin
perjuicio de lo dispuesto en el numeral 11 de la
Instrucción General N° 4, sobre Transparencia Activa, en
orden a que los órganos de la Administración del Estado
podrán establecer como buena práctica que en el banner
sobre Transparencia Activa se contemple un link de acceso
directo al formulario de acceso a la información.
IV.- Aplicación supletoria de la Ley N° 19.880, que
establece bases de los procedimientos administrativos que
rigen los actos de los órganos de la Administración del
Estado. En todo lo no previsto para el procedimiento
administrativo de acceso a la información por la Ley de
Transparencia, se aplicarán supletoriamente las
disposiciones de la ley N° 19.880.
V.- Vigencia. La presente Instrucción General
comenzará a regir el 1° de marzo de 2012. Sin perjuicio de
ello, hasta el 30 de junio de 2012 este Consejo se
abstendrá de fiscalizar su aplicación únicamente en lo
relativo a:
- Los puntos cuyo cumplimiento exija modificar los
sistemas informáticos que los organismos públicos
actualmente utilizan para la recepción, gestión y
respuesta de solicitudes de acceso a la información;
- La instalación en los sitios web del banner "Solicitud
de información Ley de Transparencia" a que alude el punto
12 de la presente Instrucción y,
- La publicación de la información que este banner debe
contener, según el mismo punto 12.
VI.- Publicación. Publíquese el presente acuerdo en
el Diario Oficial.".