Texto oficial
Artículo 40. Actividades administrativas de la Unidad de Control de Gestión y Coordinación con Tribunales de Primera Instancia. Las funciones específicas que deberá desarrollar la Unidad, sin perjuicio de las adecuaciones que estime necesario realizar el administrador u otras que pudieren serle asignadas, son las siguientes:
1.- Apoyar en el control de gestión del trabajo de la Corte de Apelaciones y de los Tribunales de Primera Instancia y apoyar en las diversas labores que deban efectuar los Ministros.
2.- Soporte informático. Apoyar a las distintas unidades en el trabajo administrativo, resolviendo los requerimientos de los usuarios en materia informática, uso de herramientas tecnológicas, sistemas y aplicaciones. Mantener el funcionamiento apropiado de la plataforma informática en coordinación con la Corporación Administrativa del Poder Judicial y Mesa de Ayuda.
3.- Apoyar a la Administración en la entrega de información que permita la toma de decisiones y definición de procedimientos y criterios para el buen funcionamiento del Tribunal.
4.- Llevar y mantener todo lo concerniente a la visita de secretaría de la Corte de Apelaciones de La Serena.
5.- Llevar y mantener actualizado el registro de sentencias de la Corte de Apelaciones con su índice respectivo, en formato digital y en papel.
6.- Llevar, organizar y mantener todas aquellas instrucciones dictadas por la Excma. Corte Suprema y por la Corte de Apelaciones, con su índice respectivo y en formato digital y papel.
7.- Llevar todo lo concerniente a la visita de cárcel realizada por los jueces, respectivamente (excepto semestrales); colaborar con la libertad condicional y reducción de condena.
8.- Elaborar y mantener actualizadas las estadísticas básicas de la Corte de Apelaciones, y aquellas necesarias de la jurisdicción, de acuerdo a las normativas establecidas por los organismos competentes, emitiendo los informes estadísticos necesarios para la jefatura, y aquellos otros que contribuyan a la gestión interna de la Corte de Apelaciones, incorporando indicadores de gestión.
9.- Llevar el adecuado control de todas aquellas causas en estado de relación, como material para la confección de la tabla semanal y actualización del monitor en forma diaria.
10.- Coordinar reuniones con los Tribunales de la jurisdicción concerniente a materias de interés, en directa relación con el funcionamiento de los tribunales, a fin de implementar medidas que aporten a elevar la eficiencia y eficacia.
11.- Coordinar reuniones y todo lo concerniente para la adecuada y eficiente labor de las distintas Unidades de Apoyo a Reformas Procesales (Penal, Familia, Laboral y Civil).
12.- Apoyar en las distintas tareas o actividades que deriven del Departamento de Bienestar.
13.- Monitorear el cumplimiento de las Metas Institucional y Colectiva.
14.- Llevar y mantener actualizado el Libro de Decretos Económico, de juramentos, Registro de imposiciones de los procuradores del número, en formato digital y en papel, y certificaciones.
15.- Controlar la eficiente tramitación en el sistema informático SITCORTE, velando por la actualización diaria de la base de datos que contiene las causas de la Corte de Apelaciones, recibiendo, analizando y derivando a través de la mesa de ayuda los requerimientos formulados por los funcionarios de la Corte con respecto al sistema SITCORTE.
16.- Supervisar la mantención y adecuado uso de los archivos compartidos que se creen al interior de la Corte de Apelaciones, en apoyo a la labor diaria de las distintas unidades, prestando, además, apoyo a los funcionarios para el correcto almacenamiento de información compartida, realizando los respaldos de información necesarios que por razones de buen servicio se requieran.
17.- Contribuir con propuestas de mejora en los procesos, incluyendo desarrollo informático y utilización de herramientas tecnológicas en pos de mejorar la eficiencia en la realización de actividades de las Unidades.
18.- Gestionar y/o elaborar capacitaciones para el personal de la Corte de Apelaciones, contribuyendo a mejorar metodologías de trabajo, reforzar, fortalecer y entregar nuevos conocimientos, preparar a funcionarios en distintos cargos, reducir la presencia de errores en la aplicación de sistemas utilización de herramientas computacionales, y lograr eficiencia y efectividad en la realización de tareas.
19.- Gestionar y/o elaborar capacitaciones en los casos necesarios para la jurisdicción, contribuyendo a mejorar la gestión y procesos al interior de los Tribunales.
20.- Llevar, registrar y mantener información actualizada de cursos del Programa de Perfeccionamiento de la Academia Judicial, de los ministros y en todo el personal de esta Corte de Apelaciones, de jueces y secretarios de la jurisdicción.
21.- Llevar y mantener actualizada la intranet de la Corte de Apelaciones, en coordinación con las distintas Unidades Administrativas del Tribunal.
22.- Llevar el control de todos los equipos computacionales y multimedia (escáner, impresora, computador, parlantes, equipo de audio, grabadoras, máquinas fotográficas, otros) que están asignados a la Corte de Apelaciones, con la serie, código que lo identifica y de inventario, IP, candado de seguridad, revisándolos materialmente en forma periódica, canalizando los problemas que se puedan generar en el uso, aplicaciones, y cambio de hardware; controlando y supervisando el ingreso o las devoluciones o retiros correspondientes.
23.- Controlar el adecuado funcionamiento del sistema de audio, canalizando los problemas que se puedan generar en el uso, aplicaciones y cambio de hardware.
24.- Llevar el control y las comunicaciones pertinentes de todos los permisos, feriado legal, licencias médicas, comisiones de servicio, de las personas que trabajan en la Corte de Apelaciones, incluidos permisos de los ministros, coordinando además los nombramientos de funcionarios administrativos suplentes de esta Corte de Apelaciones.
25.- Llevar el registro actualizado del cumplimiento de las obligaciones de residencia de la jurisdicción, establecidas en los artículos 311 y 474 del Código Orgánico de Tribunales, y su correspondiente control.
26.- Llevar el registro de informes de concursos y medidas disciplinarias, recepcionados y provenientes de otras cortes y tribunales y gestionar su conocimiento, comunicación y publicación.
27.- Recepcionar, registrar y controlar los estados y visitas recibidos en la Corte de Apelaciones, derivando a las unidades respectivas para los trámites correspondientes.
28.- Confeccionar listado de abogados y receptores de turno.
29.- Llevar registro de abogados suspendidos y efectuar las comunicaciones pertinentes.
30.- Recepcionar los informes de audiencias de Tribunales y aquellos presentados por conservadores y martilleros, gestionar su conocimiento, comunicación y registro.
31.- Coordinar actividades de protocolo, organización de eventos y relaciones públicas.
32.- Llevar la agenda de los ministros (excepto el Presidente), y en tal cometido agendar audiencias y responder a las invitaciones de otras instituciones.
33.- Cualquier otra actividad necesaria que la Unidad deba realizar.