Texto oficial
Artículo 33.- De la eliminación de la información. La eliminación de la información personal de los usuarios obtenida por el Servicio en el cumplimiento de sus funciones se realizará una vez transcurrido el plazo de cinco años desde el término de la respectiva atención.
El Servicio designará un funcionario o funcionaria responsable del banco de datos que contenga la información obtenida, quien, antes de su eliminación, deberá verificar que haya transcurrido el plazo antes señalado. Una vez que el funcionario o funcionaria responsable del banco de datos haya comprobado el cumplimiento del plazo de cinco años, procederá a efectuar un inventario de la información que será eliminada, e indicará su formato y soporte, la fecha o periodo de tiempo en que se generó, su fuente y su naturaleza. Este documento, debidamente rubricado, será remitido al Director o Directora Nacional.
Con el mérito de lo comunicado por el funcionario o funcionaria responsable del banco de datos, el Director o Directora Nacional, a través de la dictación de una resolución, deberá ordenar la eliminación de la información correspondiente.
Lo señalado en este artículo no obsta al deber del Servicio de hacer entrega y devolución a los interesados de los documentos presentados por éstos o que sean de su interés y al ejercicio por parte del titular de los datos de los derechos consagrados en el Título II de la ley Nº 19.628. Para estos efectos, una vez dictado el acto administrativo que ordene la eliminación de la información, el Servicio deberá notificar a los titulares de los datos su futura destrucción, y les indicará un plazo para solicitar la entrega de los antecedentes que hubieren aportado. Este plazo no podrá ser inferior a dos meses contado desde la fecha de envío de la respectiva notificación.
La notificación referida en el inciso anterior se efectuará de conformidad con lo previsto en el artículo 46 de la ley Nº 19.880.
Una vez notificados los interesados y transcurridos los plazos que les hayan sido otorgados a los titulares de los datos, el funcionario o funcionaria responsable del banco de datos deberá eliminar la información respectiva mediante un mecanismo que garantice su total destrucción, cualquiera sea el soporte en el cual ésta conste. Para ello, se deberán utilizar medios que garanticen la imposibilidad de reconstruir la información contenida en los documentos originales y su utilización posterior.
En el caso de la eliminación de información contenida en un soporte físico, deberá propenderse a la utilización de medios distintos de la incineración, que minimicen los daños medioambientales.
La eliminación de la información deberá ser registrada en un acta, que dé cuenta de la forma en que se ha cumplido con este procedimiento y singularice los registros y documentos que se hayan eliminado, la que será firmada por la persona responsable del banco de datos. Concluida la eliminación de la información, la persona responsable enviará al Director o Directora Nacional un certificado de eliminación firmado.
Lo señalado en este artículo se entenderá sin perjuicio de lo dispuesto en el decreto con fuerza de ley Nº 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, que Determina los Requisitos del Método de Elaboración, Conservación y Uso de las Microformas y de aquellos a Emplear en la Destrucción de los Documentos Originales en virtud de la ley N° 18.845.
En aquello no regulado en este artículo, el Servicio deberá tener en consideración las recomendaciones que respecto de esta materia imparta el Archivo Nacional.