Texto oficial
Artículo 29° Recepción y Entrega de la Oficina
Consular 1. Las Oficinas Consulares se entregarán y
recibirán siempre mediante "Acta de Entrega". Concurrirán
a su formación y firma tanto el funcionario que recibe como
el que entrega, ya sea se trate de titulares, subrogantes,
jefes interinos o encargados de la Oficina Consular.
Si alguno de los funcionarios mencionados se negare a
concurrir o estuvierse imposibilitado, el otro procederá a
confeccionar dicha acta con dos testigos, que certificarán
tal hecho y dará cuenta al Ministerio y a la Misión
Diplomática.
2. El "Acta de Entrega" se iniciará con indicación de
la fecha en que se efectúa, y se individualizarán tanto el
funcionario que entrega como el que se recibe de la oficina,
indicando la causa.
Se hará una relación exacta del estado de
conservación y condiciones de mantenimiento del Archivo,
enumerándose las piezas que lo componen y la existencia en
la Biblioteca de los Libros a que se refiere el artículo
35° de este Reglamento. Se mencionará el número y fecha
de la última actuación efectuada; el nombre del o de los
bancos en que la Oficina Consular mantenga la o las cuentas
oficiales y los saldos correspondientes; se acompañará el
estado de las cuentas corrientes bancarias y el formulario
correspondiente al balance de caja y de estampillas
consulares a la fecha del Acta de Entrega; se hará un
balance de los fondos entregados a la Oficina Consular para
la tramitación de documentos de estado civil u otras
tramitaciones, y se dejará constancia de otros valores que
existan en la caja de fondos de la Oficina Consular.
Se indicará expresamente la fecha de aprobación del
Inventario Oficial de bienes fiscales de la Oficina y se
dejará testimonio de las altas y bajas de especies así
como de las transferencias ocurridas con posterioridad. Se
detallarán los Libros o Registros que sean llevados por la
respectiva Oficina con explicaciones, en cada caso, de la
fecha de apertura y de si se encuentran atrasados o al día;
se hará expresa mención de si los libros reglamentarios
han sido abiertos y se llevan de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 31° de este Reglamento; se
dejará testimonio de la existencia de libretos de
Pasaportes, de los "Certificados de Matrícula", de las
"Cédulas Consulares" y de otros formularios de importancia
que se utilicen; se mencionará la cuantía de las
asignaciones de fondos u otros recursos que el Ministerio
haya concedido a la Oficina Consular y de las cuales no se
haya rendido cuenta a la Contraloría General de la
República. Se hará expresa indicación de la existencia de
la Bandera Nacional y del Escudo de Armas de la República;
se acompañará una hoja anexa con el facsímil estampado de
todos los sellos y timbres en uso en la Oficina Consular y
de la firma del funcionario consular que recibe. Asimismo se
dejará constancia de los trabajos pendientes en la Oficina
Consular.
Se hará referencia al estado y ubicación del local y
si es de propiedad fiscal o arrendado, indicando en este
último caso el canon mensual y condiciones de
arrendamiento, de acuerdo al contrato existente.
3. En los casos en que la entrega se realice por
traslado a otra representación o al Ministerio, se enviará
una copia extra para ser dirigida a la Contraloría General
de la República y los funcionarios entrantes y salientes
podrán guardar para sí sendos ejemplares.
4. Cuando se trate de breves ausencias del Jefe de la
Oficina Consular, el "Acta de Entrega" se limitará a
consignar la relación de las estampillas consulares y otros
valores existentes en caja, número y fecha de la última
actuación efectuada y de los pasaportes en blanco y estado
de las cuentas corrientes bancarias. Copia de este documento
debe ser debidamente tramitado al Ministerio.