Texto oficial
Artículo 32° Correspondencia Consular
1. El despacho de correspondencia se ceñirá a las
normas que a continuación se establecen en el presente
Reglamento y a aquellas de carácter especial que determine
el Ministerio.
2. La correspondencia oficial deberá escribirse en
papel del tamaño llamado "de oficio" de 21 1/2 x 33 cms.
La escritura se hará a máquina por una sola cara, con
cinta negra y el papel carbón que se utilice para las
copias será del mismo color.
El papel utilizado por la Oficina Consular deberá tener
un membrete impreso en negro y en idioma español en la
parte superior izquierda con la siguiente leyenda:
"República de Chile, Ministerio de Relaciones Exteriores,
Consulado de Chile en...".
Para el original se empleará papel grueso o sólido,
pudiendo utilizarse papel delgado para las copias.
3. Las comunicaciones deben ser firmadas por el jefe de
la oficina, o por quien lo reemplace, sobre el nombre y
categoría escritos a máquina o estampados con un timbre.
Junto a la firma se colocará el timbre de la Oficina
Consular.
4. La correspondencia de las Oficinas Consulares será
numerada correlativamente, desde el 1° de enero y hasta el
31 de diciembre de cada año y no deberá suspenderse
durante el curso del año por cambio del titular.
En cada oficina debe haber una numeración general para
toda comunicación que dirija, y una especial para los
oficios al Ministerio. Estos últimos deben ser numerados
con el número general correspondiente y el número especial
para el Ministerio, separándose por una línea oblicua.
La numeración especial para el Ministerio se dividirá
en los siguientes grupos:
a) Oficios Ordinarios;
b) Oficios Reservados;
c) Oficios Secretos, y
d) Cablegramas, Telegramas y Aerogramas.
Cada uno de ellos llevará su numeración correlativa
propia para el año calendario. Antepuesto al número
especial para el Ministerio, debe establecerse el número
general, salvo en los cablegramas y telegramas que llevarán
solamente el número especial.
Todos los oficios y aerogramas deben venir acompañados
del número de copias que sean necesarias de acuerdo al
destinatario ejecutivo y a los destinatarios informativos.
Los oficios de carácter confidencial serán calificados
como tales solamente cuando por su naturaleza, requieran un
tratamiento especial en razón de la reserva o secreto de su
contenido.
Los empleados consulares, en ningún caso o
circunstancia, deben imponerse de esta correspondencia.
La correspondencia ordinaria será remitida en un sobre
colectivo y dentro del mismo en un sobre especial cerrado,
la correspondencia de carácter confidencial indicando en
cada caso si se trata de secreta o reservada.
5. Las comunicaciones en que se responda a otras del
Ministerio, o en que se solicita la contestación de alguna
de la Oficina Consular que no haya tenido respuesta,
mencionará la fecha y el número de ellas y demás
indicaciones que permitan identificar de inmediato la
materia de que se trata. La correspondencia de carácter
confidencial se contestará con igual carácter.
6. Las piezas que acompañen un oficio, deberán
remitirse junto con la comunicación respectiva, a menos que
por su número o tamaño sea necesario remitirlas en
paquetes separados.
En la comunicación deberá ponerse al margen de la
primera página la señal ".". empleada para significar que
la comunicación lleva anexo. Se colocará en el anexo un
timbre que exprese "Consulado (General) de Chile en...Anexo
N°............Oficio N°..........".
No es permitido enviar anexos con los Aerogramas.
7. Los recortes de prensa que se envíen al Ministerio
deben ser pegados en papel de copia. Siempre debe
mencionarse el nombre y fecha del periódico que los
publicó.
En los casos en que se remitan documentos escritos en
idioma extranjero, y siempre que no se trate de folletos o
libros, se acompañará su traducción al español y si
fuese extenso se remitirá un resumen.
Asimismo, los recortes de prensa deberán enviarse, por
lo menos, acompañados de un resumen en español.
Al mencionar en un oficio los anexos que se envían,
deberá especificarse la leyenda o título en el idioma
extranjero y a continuación entre paréntesis su
traducción al español.
8. Los Cónsules se comunicarán con el Ministerio por
la vía cablegráfica o telegráfica y por telex si lo
tuvieren, solamente en casos cuya urgencia lo justifique. Si
se tratare de una comunicación de carácter confidencial,
podrá recurrir a la Misión Diplomática para efectuarla
por su intermedio.
En caso de urgencia menos, se utilizará el aerograma.
Si una Oficina Consular dispusiere de clave, es
responsable de su seguridad el Jefe de la Oficina Consular,
quien podrá delegar su manejo en el Cónsul Adscripto, si
lo hubiere.
9. Todas las comunicaciones recibidas y despachadas
deben ser registradas en el Libro respectivo, conforme a las
disposiciones de este Reglamento.