Texto oficial
Artículo 44° Contabilidad Consular
1. Los funcionarios consulares utilizarán para la
contabilidad de la oficina consular los siguientes libros a
que se refiere el artículo 31° de este Reglamento:
a) El Libro General de Actuaciones, y
b) El Libro de Caja y de Estampillas Consulares.
En el Libro General de Actuaciones se anotarán por
orden cronológico todas las actuaciones consulares, ya sea
que estén sujetas o no al pago de derechos consulares,
debiendo indicarse, en cada partida, el número de orden
correspondiente, que comenzará el 1° de enero, y se
concluirá al 31 de diciembre de cada año; el nombre del
solicitante y su nacionalidad, si se trata de visaciones;
número y fecha de la comunicación mediante la cual se
autorizó la actuación, si ello procede; la naturaleza del
acto; el importe del derecho percibido o la causa de la
exención y el número del arancel que se hubiere aplicado.
2. Los Cónsules Generales rendirán las cuentas de las
entradas percibidas durante el mes por su oficina, dentro de
los cinco primeros días del mes siguiente, y los Cónsules
de Distrito someterán, dentro de igual plazo, sus
rendiciones de cuentas por intermedio del Consulado General
del cual dependen. Los formularios para las rendiciones de
cuentas consulares se confeccionarán con los datos que
determine el Ministerio, y se llenarán de conformidad con
las instrucciones que éste imparta.
Los funcionarios consulares deberán rendir cuenta
mensual del movimiento habido en la Oficina Consular, en los
formularios "Diario de Entradas y Salidas" y "Diario de
Entradas", tomando los datos de los libros respectivos.
Las cuentas consulares irán encabezadas con el
formulario "Diario de Entradas y Salidas", el cual contiene,
en cifras, un resumen del mes contabilizado. En la glosa
"Entradas" se dejará testimonio de las habidas durante
dicho lapso por la aplicación de los diversos títulos del
Arancel Consular.
En la glosa "Salidas" se indicarán las correspondientes
a la comisión bancaria e impuestos respectivos. Se
señalará la cantidad remesada a la Cuenta Fiscal en el
banco que el Ministerio indique.
En la segunda parte del formulario se contabilizará el
movimiento general de las estampillas consulares.
Se completará este lado indicando el lugar y la fecha y
se autorizará con la firma del funcionario consular
cuentadante y el sello de la oficina correspondiente.
En el dorso del formulario se proporcionarán los
detalles que correspondan a la partida "Varios", que pueden
consistir en reintegros ordenados por el Ministerio o la
Contraloría General de la República, diferencia cambial u
otros.
En la parte inferior se proporcionarán los detalles que
correspondan al movimiento de estampillas consulares
enviadas a otras oficinas Consulares. Y finalmente, en
"Observaciones", se indicarán las que procedan y que tengan
por objeto aclarar alguna glosa de este formulario.
3. Si existieren dificultades provenientes de
restricciones cambiarias u otros impedimentos en el Estado
receptor para efectuar las transferencias de fondos, los
funcionarios consulares informarán al Ministerio y
procederán de conformidad con las instrucciones que éste
les imparta.
En caso de que un Cónsul General, por instrucciones del
Ministerio, debe preocuparse de las transferencias de fondos
provenientes de las recaudaciones consulares de las oficinas
consulares de su dependencia, remetirá al cuentadante, una
vez efectuada la remesa, los respectivos comprobantes
bancarios. Deberá indicarse en estos comprobantes la
Oficina Consular por cuenta de la cual se efectúo la
remesa, con el objeto de que el cuentadante pueda
acompañarlos a su rendición de cuentas.
4. Con excepción de los gastos originados por
comisiones y remesas bancarias, no está permitido hacer
cargo alguno a las entradas consulares sin autorización
previa y expresa del Ministro. El cuentadante será
responsable pecuniariamente de todo cargo o retención que
no haya sido debida y oportunamente autorizado.
La recaudación consular de cada mes debe ser girada
totalmente en la cuenta fiscal, mantenida en la institución
bancaria que señale el Ministerio de Relaciones Exteriores
a indicación del Banco del Estado de Chile. Sin embargo,
salvo otra disposición del Ministerio, podrá ser retenida
en Caja la recaudación consular mensual inferior a US$ 50 y
solamente hasta la concurrencia de esta suma.
El saldo en caja no podrá mantenerse de un año para
otro y deberá ser remesado en su totalidad con fecha 31 de
diciembre a la cuenta fiscal.
5. El uso no autorizado de fondos consulares constituye
malversación de caudales públicos sancionada por el
Estatuto Administrativo y el Código Penal.
Los funcionarios consulares no deberán depositar fondos
particulares en las cuentas oficiales de la Oficina
Consular, ni fondos fiscales en sus cuentas particulares.
6. Mensualmente, en sobre cerrado dirigido al Tesorero
General de la República, el cuentadante enviará, por
oficio a la Tesorería General de la República, Sección
Exterior, el comprobante bancario de la transferencia
efectuada.
7. Las cuentas consulares se confeccionarán en original
y dos copias cuya destinación será la que se indica más
adelante:
ORIGINAL:
a) Formulario de "Entradas y Salidas";
b) Copia del oficio dirigido a la Tesorería General de
la República, Sección Exterior, comunicando la
transferencia efectuada a la cuenta fiscal;
c) Comprobante de la remesa de fondos;
d) Formulario "Diario de Entradas";
e) Extracto del movimiento durante el mes de la o de las
cuentas bancarias de la Oficina Consular, y f) Todo
documento que atestigue ingresos consulares aun cuando lo
sean para el funcionario consular.
COPIAS:
a) Formulario de "Entradas y Salidas";
b) Copia del oficio dirigido a la Tesorería General de
la República, Sección Exterior, comunicando la
transferencia efectuada a la cuenta fiscal;
c) Comprobante de la remesa de fondos;
d) Formulario "Diario de Entradas", y
e) Todo documento que atestigue ingresos consulares aun
cuando lo sean para el funcionario consular.
Las cuentas así ordenadas se colocarán en un sobre
adecuado y se enviarán al Ministerio.
El original quedará en la Dirección Consular y de
Inmigración, la que revisará y hará las observaciones que
procedan.
La primera copia, en el caso de las Oficinas Consulares
de Distrito, será remitida al Consulado General
correspondiente.
La segunda copia con todos sus anexos será mantenida en
el archivo de cada Oficina Consular.
8. Los Cónsules Generales despacharán al Ministerio
las cuentas que obren en su poder - salvo las destinadas a
su archivo - dentro de los quince días siguientes de
terminado el mes.
Si no se remitieren las cuentas de alguna de las
Oficinas Consulares de su dependencia, deberán indicar
causa.
9. Los Cónsules Generales revisarán las cuentas de los
funcionarios consulares dependientes antes de despacharlas
al Ministerio con su visto bueno, timbre y media firma
estampados en el pie de los formularios "Diario de Entradas
y Salidas" y "Diario de Entradas". Si las cuentas
adolecieren de errores o omisiones, las devolverán al
responsable para su rectificación, dando cuenta de ello al
Ministerio.
10. Si el Consulado General estuviere a cargo de un
encargado de la Oficina Consular o de un funcionario
consular de categoría inferior a la del cuentadante,
remitirá esas cuentas al Ministerio sin revisarlas y
dejando constancia del hecho.
11. En los casos en que no hubiere movimiento contable
los funcionarios consulares deberán enviar únicamente el
formulario "Diario de Entradas y Salidas", en triplicado, al
Consulado General, anotando en diagonal la frase "SIN
MOVIMIENTO".
12. Al 31 de diciembre, deberá confeccionarse un
"Balance Anual" de entradas y salidas y de actuaciones
efectuadas, en la forma que el Ministerio determine.
13. La Dirección Consular y de Inmigración revisará
las rendiciones de cuentas que deben enviar los Cónsules,
fiscalizando la exacta aplicación de las disposiciones del
Arancel Consular y el correcto envío de los anexos que
forman el legajo de estas rendiciones.
14. Si se constataren errores formales, la Dirección
Consular y de Inmigración hará la observación
correspondiente al Cónsul cuantadante, a fin que de éste
proceda a corregirlos. Este último deberá contestar dentro
del mismo plazo establecido en el artículo 45°, párrafo
1°, del presente Reglamento. Si transcurrido el término
indicado no se hubiere recibido respuesta a la observación,
la Dirección Consular y de Inmigración procederá de
inmediato a poner este hecho en conocimiento de la
Contraloría General de la República.
15. Si se comprobaren errores u omisiones de fondo, la
Dirección Consular y de Inmigración procederá a formular
los cargos correspondientes al Cónsul cuentadante, poniendo
a disposición de la Contraloría General de la República
los antecedentes del caso, a fin de que ésta realice el
examen y juzgamiento de cuentas, conforme a lo dispuesto en
el Título VII de la ley 10.336.
16. La respuesta por parte del Cónsul cuentadante a los
reparos formulados por la Contraloría General de la
República, deberá sujetarse al procedimiento establecido
en el artículo 45° del presente Reglamento.
17. Recae en el jefe de la Oficina Consular una
responsabilidad directa por la corrección de todo lo
relacionado con el manejo de la recaudación de fondos,
contabilidad y rendición de cuentas de la oficina a su
cargo. Si notare o llegare a su conocimiento la existencia
de alguna irregularidad, iniciará de inmediato la
investigación correspondiente para dar cuenta al Consulado
General o al Ministerio, según corresponda.
18. El atraso injustificado en más de dos meses en la
rendición de cuentas consulares será motivo de iniciación
de una investigación sumaria, la que será incoada de
oficio.