Texto oficial
Artículo 16.- Las deliberaciones y acuerdos de las Asambleas de Aportantes de los fondos no rescatables deberán constar en actas almacenadas en medios físicos o electrónicos que a lo largo del tiempo garanticen la fidelidad e integridad de tales deliberaciones y acuerdos, den certeza de la autenticidad de las firmas y anotaciones de quienes las sostuvieron, compartieron y suscribieron; así como de aquellos que se opusieron o estamparon salvedades.
Los documentos, anexos, informes y demás antecedentes que formen parte integrante de un acta deberán ser almacenados en medios que cumplan las mismas condiciones requeridas para las actas en el inciso anterior, debiendo además constar en esos medios la identificación de las actas de las cuales forman parte.
En las actas se deberá indicar, al menos, el nombre de los aportantes presentes, y el número de cuotas que cada uno posee o representa; una relación sucinta de las observaciones e incidentes producidos, una relación de las proposiciones sometidas a discusión y del resultado de la votación y la lista de aportantes que hayan votado en contra. La constancia en el acta de los nombres de los aportantes presentes y número de cuotas que cada uno posee o representa, podrá omitirse si se adjunta a la misma la hoja del registro de asistencia.
Las actas serán suscritas por quienes actuaron de Presidente y Secretario de la Asamblea, y por uno de los integrantes del Comité de Vigilancia en caso que hubiera asistido a la Asamblea, o bien por tres aportantes elegidos por dicha Asamblea, o por todos los asistentes si éstos fueren menos de tres.
El acta deberá quedar firmada y salvada, si fuere el caso, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la celebración de la Asamblea de Aportantes correspondiente. Si alguno de ellos falleciere o se imposibilitare por cualquier causa para firmar el acta correspondiente, se dejará constancia en la misma de la respectiva circunstancia o impedimento por parte del Presidente.
Las actas de las Asambleas de Aportantes deberán quedar a disposición de los aportantes en el sitio en Internet de las sociedades administradoras que cuenten con tales medios o en las oficinas de las mismas en caso que no los tuvieren.
Si se produce la pérdida o extravío de actas, se podrán reconstituir con la documentación que se haya presentado a la Superintendencia, con las copias de éstas que obren en poder de la administradora y con las copias de escrituras públicas, en su caso. En la reconstitución del acta, se deberá dejar constancia de la conformidad de ésta, por parte de las personas designadas para la firma del acta respectiva. Si no fuere posible obtener la conformidad de tales personas, se dejará constancia de este hecho al inicio de la respectiva acta reconstituida.