Texto oficial
Artículo 3°.- El proceso de elaboración de
microformas de documentos pertenecientes a la
administración pública centralizada y descentralizada y de
registros públicos deberá hacerse en presencia del
funcionario encargado del archivo o registro respectivo,
quien actuará como ministro de fe.
La microforma respectiva deberá comenzar reproduciendo
un acta de apertura, en la cual se dejará constancia de la
fecha de la diligencia, de la identidad del ministro de fe y
de una declaración de éste relativa al estado de
conservación del o de los documentos originales, con
indicación de cualquier observación acerca de
enmendaduras, raspaduras, adiciones, apostillas,
entrerrenglonaduras y otras alteraciones que puedan
apreciarse a simple vista en el documento original y que no
se encontraren salvadas en éste.
La microforma deberá reproducir como término de ella
un acta de cierre emanada del ministro de fe, quien la
suscribirá con su firma electrónica avanzada o, en casos
que resulte inaplicable, de puño y letra. El original de
ambas actas se mantendrá en el archivo o registro
respectivo.
Al procederse a la la elaboración de microformas de
documentos pertenecientes a archivos o registros públicos
en que la ley ordene o permita practicar anotaciones
marginales, el funcionario que tenga a su cargo el archivo o
registro deberá abrir una sección especial de los libros o
protocolos que lo formen. En dicha sección se practicarán
las anotaciones marginales que habría correspondido hacer
en los registros originales que se destruyan. El método de
elaboración de microformas deberá consultar en las
respectivas actas de cierre, las referencias necesarias a la
sección especial de los libros o protocolos antes aludidos
y al índice a que se refiere el inciso siguiente, que
permitan establecer la existencia de las anotaciones
marginales que se hayan practicado o que se puedan practicar
en el futuro.
Las microformas y los originales de las actas de
apertura y cierre a que aluden los incisos segundo y tercero
de este artículo se conservarán en poder del funcionario
que tenga a su cargo el archivo o registro público que
corresponda y formarán parte integrante de dicho archivo o
registro. Para mantener la unidad de éstos, el proceso de
elaboración de microformas deberá contemplar los medios
técnicos adecuados para llevar el índice de las partidas o
inscripciones y para remitirse a las inscripciones,
cancelaciones y anotaciones marginales y demás actuaciones
relacionadas con unas u otras, existentes al tiempo de
procederse a su elaboración o que se practiquen con
posterioridad a ella.
En caso de pérdida o extravío de las actas de que
trata este artículo, se procederá a su reconstitución
conforme al procedimiento que deba seguirse para análoga
situación respecto de los documentos originales que
integren el archivo o registro que corresponda.
La impugnación de las microformas y la de sus
reproducciones se sujetarán a las prescripciones de la ley
Nº 19.799 y aquellas del derecho común que regulen la
impugnación de documentos e instrumentos.